Bienvenue sur l’outil de gestion des cotisations de Sportyma
Sommaire
- Introduction
- Activation du module et réglage
- Mise à jour des effectifs et équipes
- Gestions des différents droits
- Gestion des cotisations
- Paiement en ligne
1. Introduction
Afin de faciliter toujours plus la gestion de votre club au quotidien, Sportyma vous propose un outil de
gestion des cotisations. Une fois les réglages de base effectués, ce module vous permet de renseigner
au même endroit tous les types de paiements.
En fonction de votre rôle dans le club, vous pouvez renseigner les paiements reçus, relancer les
membres et avoir une vision globale ou par équipe des règlements via des statistiques, des tris ou des
filtres.
2. Activation du module et réglage
- Activation du service :
En tant qu’administrateur du Club, cliquez sur « cotisations club » dans le menu du site ou sur la box
dédiée présente sur le page d’accueil de votre club pour arriver sur la page d’activation du service.
À la mise en place du module, aucun joueur n’apparaît dans le tableau car vous devez dans un
premier temps assigner les joueurs à leurs équipes pour la saison à venir. Seuls les joueurs
affectés à une équipe apparaîtront dans la liste des cotisations.
- Renseignez les Montants
Renseignez ensuite le montant des cotisations pour le staff et pour chacune des catégories de votre club.
Ces montants seront modifiables par la suite si besoin.
- Validez pour passer à la suite.
L’initialisation des cotisations peut durer quelques minutes. Merci de patienter.
3. Mise à jour des effectifs et équipes
Seuls les joueurs affectés à une équipe apparaîtront dans la liste des cotisations. C’est pourquoi
lors de la mise en place du module pour une nouvelle saison, aucun joueur n’apparaît dans le
tableau car vous devez dans un premier temps assigner les joueurs à leurs équipes pour la
saison à venir.
Suivez les indications présentes sur le bandeau rouge pour affecter les joueurs dans les bonnes équipes de la saison prochaine. (Vous pouvez voir que les membres du staff ont déjà été ré-
affectés automatiquement)
Attention : Lors d’un changement de saison tous les joueurs des catégorie jeune sont automatiquement
placés dans la catégorie supérieure.
Si vous n’avez pas affecté la totalité des joueurs, pas de soucis vous pourrez à tout moment
continuer l’affection en cliquant sur le bandeau rouge ou sur l’onglet « pré-saison »
Attention : Ces actions sont également un travail préparatoire qui paramètres vos effectifs pour la
saison prochaine mais qui n’impacte pas la saison en cours.
Au retour sur le tableau des cotisations, tous les joueurs affectés apparaissent dans la liste.
4. Gestions des différents droits
Il existe 2 niveaux de permissions : Au niveau du Club ou au niveau de l’équipe, vous pouvez activer chaque permission une par une ou en intégralité en nommant le membre administrateur.
- Les administrateurs des clubs peuvent activer le module et effectuer des actions pour toutes les équipes
- Les administrateurs responsables d’équipes peuvent effectuer toutes les actions sur les équipes dont ils ont la responsabilité (affectation, ajout de paiement, relances…).
Une nouvelle permission « Gérer les cotisations » a également été créée et peut être attribuée aux membres du staff sur la page Organigramme Club.
- Si activé pour les staff niveau club, cela lui permet de gérer les cotisations pour toutes les équipes du club
- Si activé pour un staff niveau équipe, cela lui permet de gérer les cotisations pour la ou les équipes pour la ou lesquelles il a ces droits
5. Gestion des cotisations
Les joueurs affectés à leurs équipes ainsi que les staff apparaissent dans le tableau des cotisations.
Que ce soit sur les tableaux par équipe ou pour le club (selon les chemins d’accès ou les droits), les
mêmes tableaux sont affichés.
A) Les différentes colonnes du tableau :
- Prénom / Nom
- Équipe (s) : équipe d’appartenance pour les joueurs et le statut de « staff » pour les staff
- Statut de cotisation : payé – partiellement payé – non payé – pas de cotisation
- Montant : montant restant à payer
- Actions :
- Ajouter un paiement
Cette action permet d’ajouter un paiement total ou partiel, son type (espèce, carte bancaire, chèque ou autre) ainsi qu’un commentaire concernant un paiement.
- Détail des paiements
Cette action permet de voir le l’historique des paiements d’une personne avec le moyen et le
commentaire s’ il y en a un. C’est ici qu’apparaîtront aussi les paiements effectués ou programmés via HelloAsso.
- Modifier la cotisation
Cette action permet de modifier le montant d’une cotisation pour une personne individuellement mais également de passer quelqu’un dans un statut de « pas de cotisation » ce qui mettra sa cotisation à zéro et ne le comptera pas dans les statistiques.
- La relancer individuelle
La relance individuelle permet d’envoyer un email à la personne concernée, lui rappelant le montant qui lui reste à payer pour sa cotisation. Si vous avez activé le paiement via HelloAsso, la personne recevra
également un lien pour payer en ligne.
B) Les filtres, recherche et relance générale :
- La recherche
Vous permet de rechercher parmi les prénoms et noms.
- Les Filtres :
○ Filtrer par statut :
Vous permet de filtrer par paiements, effectués, partiellement effectués ou pas encore faits.
○ Filtrer par équipe :
Vous permet de rechercher par type : joueur ou staff, par équipe ou d’afficher les personnes (staff) qui sont au niveau club.
- Relancer les membres
Vous permettra d’envoyer un email à toutes les personnes ayant une cotisation pas ou pas totalement payée, leur rappelant le montant qui leur reste à payer pour leur cotisation. Si vous avez activé le paiement via HelloAsso, elles recevront également un lien pour payer en ligne.
Les relances ne sont disponibles que toutes les 12 heures.
C) Les blocs statistiques :
- Le bloc « Montant restant à payer » vous montre :
– Si vous êtes sur un tableau équipe la somme qu’il vous reste à percevoir pour cette équipe sur le
total des cotisations pour cette équipe
– Si vous êtes sur un tableau club la somme qu’il vous reste à percevoir pour l’intégralité du club
sur le total des cotisations. Au clic sur “voir le détail’, une fenêtre vous affiche les montants
restants à payer pour chaque équipe. En cliquant sur une équipe, le tableau affichera uniquement
les cotisations de celle-ci.
- Le bloc « Cotisations payées » vous indique le nombre de personnes qui ont payé sur le nombre
total de personne au club ou dans l’équipe ainsi que le pourcentage que cela représente.
6. Paiement en ligne
- Activation du service
Pour profiter des avantages du paiement en ligne, vous devez activer le service en cliquant sur : activer
le paiement en ligne via la box en haut à droite du tableau des cotisations.
Vous serez redirigé en bas de la page de réglages des cotisations afin de connecter votre compte HelloAsso ou le créer pour recevoir les paiements sur votre compte bancaire.
- Collecter les cotisations via le paiement en ligne
Une fois le service activé, les relances que vous effectuerez via les 2 manières expliquée précédemment qu’elles soient :
– individuelles
– collectives
Contiendront un lien permettant aux membres de votre club de payer en ligne.
Voici ci-contre l’email que vont recevoir vos adhérents afin de pouvoir régler leur cotisation pour la saison.
En cliquant sur “Payer ma cotisation”, une page de paiement HelloAsso s’ouvrira automatiquement.
L’adhérent va pouvoir alors choisir le montant qu’il désire payer en ligne et également s’il désire payer en plusieurs échéances.
Vous pourrez suivre l’ensemble des paiements effectués et programmés via le détail des paiements du tableau des cotisations, en cliquant sur le logo “détail des paiements”pour chaque adhérent.
Vous pourrez suivre le nombre de paiements effectués en ligne dans la box dédiée au haut à droite du tableau des cotisations.
Vous avez d’autres questions liés à l’utilisation du club manager ? Posez les sur le forum dédié
